Прием, обработка, регистрация и распределение корреспонденции

21 июня 2017 - Администратор

Корреспонденция, поступающая в суд, принимается работниками канцелярии под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы.

Корреспонденция доставляется в суд посредством почтовой связи, систем электронного документооборота государственных органов, сервисов электронной подачи документов, а также фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами), физическими и представителями юридических лиц в течение всего рабочего дня.

При личной подаче заявления (жалобы) работник канцелярии суда предлагает заявителю заполнить талон о регистрации заявления (жалобы), предусматривающий направление вызова на судебное разбирательство, результатов рассмотрения заявления (жалобы) на абонентский номер сотовой связи или электронный адрес. В случае отсутствия возражений заявителя работником канцелярии выдается талон о регистрации заявления (жалобы), корешок которого приобщается к заявлению (жалобе).

Формирование и выдача талона о регистрации заявления (жалобы) осуществляется в соответствии с руководством пользователя по выдаче талона о регистрации заявления и направления электронных извещений.

Работник канцелярии проверяет целостность конвертов, бандеролей, вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров, поступивших документов с номерам, указанными на конверте.

В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах, составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю корреспонденции, второй приобщается к поступившему документу и передается дальше по назначению, третий остается в канцелярии.

При обнаружении в конвертах и пакетах вложений, вызывающих сомнение в их принадлежности к деятельности суда (сыпучие вещества, неопределенные предметы, предметы не соответствующие содержанию сопроводительного документа и т.п.), работник канцелярии незамедлительно извещает об этом заведующего и принимает меры к сохранению конверта или пакета, ограничению доступа к нему посторонних лиц.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом.

Вскрытию подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично». Принятые документы и пакеты с отметкой «Лично» передаются без вскрытия непосредственно адресату.

Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту, а также при поступлении личных документов.

Конверты от исковых заявлений, жалоб о пересмотре судебных актов, частных и других жалобах сохраняются во всех случаях.

На каждый первично поступивший документ заполняется информационный учетный документ в информационной системе судебных органов и осуществляется регистрация входящего документа.

При регистрации поступившей корреспонденции в бумажном виде работником канцелярии суда осуществляется обязательное сканирование с вложением электронных образов документов в учетный документ информационной системы судебных органов.

Перед регистрацией документа и вводом информации по нему вой системе судебных органов работники канцелярии проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу.

В случае наличия в информационной системе судебных органов   связанных с ним документов, ранее поступивших в суд, в карточке регистрируемого документа устанавливается связь с карточкой ранее поступившего документа.

Регистрация входящей корреспонденции осуществляется путем проставления в нижнем правом углу штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления.

При регистрации входящей корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода.

Одновременно с регистрацией на обложке поступивших дел и материалов, а при отсутствии обложки, с лицевой стороны первого листа документа в правом нижнем углу, проставляется штамп районного суда с указанием наименования суда, порядкового номера, даты.

Письменные и устные обращения, полученные председателем районного суда во время личного приема граждан, подлежат централизованной регистрации, отдельно от общих документов.

Зарегистрированная корреспонденция в тот же день передается на рассмотрение председателю районного суда, за исключением тех, которые подлежат автоматизированному распределению.

В соответствии с резолюцией председателя районного суда обращение передается исполнителю под роспись в реестре поступившей корреспонденции не позднее следующего дня.

Документы, поступающие посредством сервисов электронной подачи документов, могут подаваться лишь способами, определенными инструкциями о порядке подачи документов в электронном виде посредством электронного информационного сервиса «Судебный кабинет» и о порядке приема и учета электронных исковых заявлений и других электронных документов, переданных посредством портала «электронного правительства» Республики Казахстан.

Регистрация электронных документов, поступивших через сервисы электронной подачи документов, производится аналогично регистрации документов, поступающих в электронном виде посредством электронного документооборота.

Корреспонденция, поступившая в суд после окончания рабочего дня посредством систем электронного документооборота государственных органов и сервисов электронной подачи документов регистрируется следующим рабочим днем.

При приеме корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с регламентами применения модулей информационной системы судебных органов и руководством пользователя по применению ЕСЭДО в информационной системе судебных органов.

Отдельной регистрации подлежат внутренние документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, создаваемые внутри районных судов (справки, обзоры, распоряжения, планы, протоколы и другие документы, составленные во исполнение плановых мероприятий).

Срочная корреспонденция, независимо от времени поступления, передается на рассмотрение председателю суда, судье, рассматривающему дело, немедленно после ее регистрации.

К срочной корреспонденции относятся:

1) телеграммы и заявления (ходатайства), имеющие содержание возражений и отзыва на исковые заявления и жалобы;

2) извещение об отложении слушания дела, дополнения к заявлениям, в день судебного заседания;

3) служебная корреспонденция, в тексте которой изложено требование о выполнении какого-либо неотложного задания к конкретному сроку.

При регистрации входящей корреспонденции, на документах, отнесенных к категории срочных, проставляется гриф «Срочно».

В учетном документе указывается вид контроля «Срочно».

Работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечить внеочередную регистрацию и дальнейшую передачу срочных документов в соответствии с резолюцией.

С. Туркестанова,

 

главный специалист.

Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!

Комментарии с нецензурными выражениями, оскорблениями, разжигающие межнациональную рознь, рекламой и т.д. строго запрещаются. Будьте вежливыми и сдержанными по отношению к авторам статей и другим комментаторам. Редакция не несет ответственности за содержание комментариев к статьям.
О нецензурных и т.п. комментариях cообщайте администратору по почте lisnov1@yandex.ru