Что такое электронный архив и для чего он нужен

– Если требуется обеспечить длительное хранение бумажных носителей информации в различных условиях и при этом архив учреждения довольно быстро растет и производственные площади для хранения документов не могут увеличиваться в местах размещения учреждений, достойный выход из ситуации – создание электронного архива документов.

Электронный архив документов – информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. Создание такого архива – веление времени, однако он не заменяет системы электронного документооборота, он ее функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие же этих систем в том, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации.

Электронный архив создан с целью автоматизации процессов, связанных с вводом, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Главные задачи архива сегодня – прием на хранение документов в электронном виде, перевод в цифровой формат документов на бумажных носителях, информации, образованных в ходе деятельности Верховного Суда, обеспечение в установленном порядке доступа пользователей к хранимым документам, файлам и делам в электронном виде, сохранность, учет, отчетность и использование хранимых документов, описание документов по соответствующим описям, отбор к уничтожению не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение документов и выделение их к уничтожению.

– В чем же отличие хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота?

– Основное отличие в том, что при электронном архиве большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять ее не имеют права, документы находятся в одном месте (на сервере), а для работы возможно использование их электронных копий. Особое внимание уделяется вопросам резервирования к обеспечения защиты информации.

По сравнению с архивами на бумажных носителях их электронный аналог удобен в работе по занесению данных (большая часть операций может быть автоматизирована), в формировании отчетности, описи и номенклатуры документов дает возможность быстрой сортировки по нужному признаку, оперативного составления статистики по любым параметрам.

Кроме быстрого доступа к любому документу архива независимо от его срока и места хранения, электронный архив защищает от ошибок (программные проверки соблюдения правил и нормативов, гарантирующие целостность архива электронных документов и правильность его ведения), использует любые типы документов (не только привычные копий бумажных, но и аудиозаписей, фотографий, видеороликов).

–  Зачем нужно создавать электронный архив документов?

– Поиск информации в бумажном архиве затруднен, а иногда и невозможен из-за ошибок при пополнении и описании архива. К тому же с электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, – легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, использовать в других документах. Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем, документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь не имеет прямого доступа к исходному документу, он работает с копией. При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами.

Как показывает практика, ни один носитель информации не дает стопроцентную гарантию сохранности информации от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление, и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение их копий в разных местах значительно снижает риск ее потери, а также является во много раз менее затратной операцией, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.

Нельзя не учесть и одну из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии – значительное сокращение времени на поиск и обработку информации у пользователя нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, искать на стеллажах. Для получения необходимого документа ему достаточно лишь через компьютер, подключенный в компьютерную сеть предприятия, найти нужный документ и распечатать. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых по обычным бумажным архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

Все документы Верховного Суда и судов централизованно хранятся на сервере. Доступ к электронному архиву реализуется при соблюдении всех правил защиты передачи информации. Для формирования электронных архивов мы используем свою собственную разработку Базы данных ЕАИАС СО РК «Архив суда».

– Внедрение системы электронного архива – сложный процесс, требующий серьезного отношения и систематизированного управления…

– …и целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников Верховного Суда и судов республики.

                                                                     З. Жумасаева,

архивариус  суда. 

Информация - это некоторые сведения, знания об объектах и процессах реального мира. Экономическая информация отображается, как правило, в виде документов.

Документ - это материальный носитель информации, имеющий юридическую силу и оформленный в установленном порядке.

Система - это комплекс взаимосвязанных средств, выступающих как единое целое. Каждая система характеризуется структурой, входными и выходными потоками, целью и ограничениями, законом функционирования.

Информационная система (ИС) - это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизированного сбора, хранения, обработки и выдачи информации.